2021 год № 2

Профилактическая медицина

DOI:10.35177/1994-5191-2021-2-58-61

УДК 614.27.007-615.15

Л.Н. Логунова, И.Н. Сафонова, Л.В. Устинова, Е.В. Некрасова

Проблемы регламентации процесса отбора и оценки поставщиков в аптечных организациях

Тихоокеанский государственный медицинский университет, 690002, Океанский пр., 165, тел. 8-(423)-61-46-76, г. Владивосток

Контактная информация: Л.Н. Логунова, e-mail: logunova.ln@yandex.ru

Резюме:

Для понимания состояния регламентации процесса отбора и оценки поставщиков, изучен опыт работы аптечных организаций Приморского края. По результатам опроса руководителей аптек и фармацевтических работников, занятых в процессе заказа и приёмки товаров, с помощью инструментов менеджмента качества, определены проблемы регламентации оценки поставщиков и их причины, выделены значимые критерии для оценки деятельности поставщиков на местном уровне. Результаты исследования могут быть использованы для оптимизации и стандартизации деятельности аптечных организаций по оценке поставщиков.

Ключевые слова:

надлежащая аптечная практика, стандартная операционная процедура, СОП, оценка поставщиков, инструменты контроля качества

L.N. Logunova, I.N. Safonova, L.V. Ustinova, E.V. Nekrasova

Problems of regulation of the process of selection and evaluation of suppliers in pharmacy organizations

Pacific State Medical University, Vladivostok

Abstract:

To understand the state of regulation of the process of selection and evaluation of suppliers, the experience of pharmacy organizations in Primorsky Region was studied. Based on the results of a survey of pharmacy managers and pharmaceutical workers engaged in the process of ordering and accepting goods, using quality management tools, the problems of regulating the evaluation of suppliers and their causes were analyzed, and significant criteria for evaluating the activities of suppliers at the local level were identified. The results of the study can be used to optimize and standardize the activities of pharmacy organizations in evaluating suppliers.

Key words:

good pharmacy practice, standard operating procedure, SOP, supplier evaluation, quality control tools

Введение

В соответствии с правилами надлежащей аптечной практики (НАП) все процессы аптечной организации, влияющие на качество фармацевтической помощи населению, должны осуществляться в рамках утвержденных стандартных операционных процедур (СОП), т. е. процессных регламентов [3]. Процедуры должны создаваться аптекой самостоятельно с учетом особенностей своей товаропроводящей системы [1, 2]. Требования к организации работы с поставщиком, в том числе критерии оценки деятельности поставщиков, определены правилами НАП [4, 5].

Регламентация процесса оценки поставщиков дает аптечным организациям многие возможности, в том числе оптимизацию процессов закупа и приемки товаров; улучшение обеспечения населения и медицинских организаций лекарственными препаратами и товарами аптечного ассортимента, улучшение своих финансовых показателей, укрепление партнерских отношений с поставщиками и является основой для автоматизации процесса оценки поставщиков.

Как правило, единственный поставщик не может предложить аптеке необходимый ассортимент товаров и качественный сервис обслуживания. Поэтому аптечная организация вынуждена работать с определенным количеством поставщиков, обеспечивая их отбор и оценку.

Материалы и методы

Для определения состояния регламентации оценки поставщиков проведено интервьюирование 35 руководителей аптечных организаций Приморского края и анкетирование 50 фармацевтических работников, имеющих непосредственное отношение к работе с поставщиками - это провизоры/фармацевты (10 %), заместители заведующих или заведующие отделами (26 %), руководители аптечных организаций (64 %) в городах Приморского края. Анкета состояла из шкальных вопросов, оцениваемых по 5-балльной шкале. Обработку полученных данных проводили с помощью метода ранжирования, инструментов управления качеством (анализа коренной причины), инструментов контроля качества (диаграммы Парето) [6].

Результаты и обсуждение

Стандартные операционные процедуры по оценке поставщиков, согласно мнениям экспертов, на момент исследования в аптеках (до внедрения системы маркировки) чаще отсутствовали (72 %) или были внедрены формально (28 %).

Анализ сложившейся практики внедрения СОП провели с помощью метода "Пяти Почему?" (рис. 1).

Причины отсутствия или неэффективности внедрения СОП были сгруппированы в пять категорий: 1) внешняя среда (слабая конкуренция среди поставщиков на фармацевтическом рынке Приморского края); 2) ресурсное обеспечение процесса (нехватка финансов и отсутствие специализированного программного обеспечения); 3) организация процесса оценки (незрелый менеджмент, отсутствие мотивации на исполнение и неэффективный контроль над исполнением); 4) персонал (недостаточность квалификации, большая загруженность сотрудников, отсутствие обучения, низкая исполнительная дисциплина); 5) методическое обеспечение процесса (отсутствие релевантной методики оценки работы поставщиков и неприятие уже имеющихся методик из-за их сложности и валидности).

На основе мнений экспертов (n=50) составлен рейтинг значимости критериев оценки поставщиков по 5-балльной шкале (таблица).

C помощью диаграммы Парето выявлены наиболее значимые оценочные критерии для аптек (от К1 до К9) - это соответствие качества товаров (К1), соблюдение требований НАП к документации (К2), цена на товар (К3), экономическая обоснованность условий поставки (К4), деловая репутация поставщика (К5), широкий ассортимент (К6), соответствие времени поставки (К7), соблюдение температурного режима (К8), востребованность товаров (К9) (рис. 2).

Рис. 1. Причины отсутствия или неэффективности СОП по оценке поставщиков

Таблица. Рейтинг значимости критериев оценки поставщиков для аптек, в баллах
Кодировка критерия	Наименование критерия	Средний балл
К1	Соответствие качества	4,86
К2	Соблюдение требований НАП к документации	4,80
К3	Цена на товар	4,76
К4	Экономические условия поставки	4,72
К5	Деловая репутация поставщика	4,66
К6	Широкий ассортимент	4,56
К7	Соответствие времени поставки	4.48
К8	Соблюдение температурного режима	4,46
К9	Востребованность товаров	4,26
К10	Конкурентоспособность договора	4,02
К11	Соответствие требованиям законов о лицензировании деятельности	3,64
К12	Предоставление гарантии качества	3,46

Рис. 2. Диаграмма Парето по определению значимых критериев оценки поставщиков

В нашем исследовании эксперты оценили по 5-балльной шкале своих поставщиков, как условно "лучшего" (Поставщик 1) и условно "худшего" поставщика (Поставщик 2) по 12 критериям (10 согласно правилам НАП и 2, предложенных аптеками). Разрывы в качестве работы обобщенных образов "лучшего" и "худшего" поставщика представлены на рисунке 3. Наибольшие разрывы в качестве работы наблюдаются по критериям "Предоставление гарантии на товар", "Востребованность товаров", "Конкурентоспособность условий договора", "Цена на товар", которые мы можем отнести к критериям, отражающих конкурентоспособность поставщика. Наименьшие разрывы у Поставщиков 1 и 2 наблюдались по критериям соблюдение температурного режима при транспортировке термолабильных лекарственных препаратов и соответствие требованиям законов о лицензировании деятельности. В количественных показателях образ "лучшего" поставщика составил в среднем 4,58 баллов (91,6 % от желаемого образа) и "худшего" - 3,09 баллов (61,8 % от желаемого образа)

Рис. 3. Оценка объединенного образа "лучшего" и "худшего" поставщиков, в баллах

Результаты проведённого исследования свидетельствуют о значительном разбросе в оценках поставщиков, из чего следует вывод: после внедрения системы маркировки актуальность проводимой оценки поставщиков усиливается для обеих сторон для улучшения их операционной деятельности, а не для формального выполнения нормативно-правовой базы. Данные исследования подчеркивают необходимость разработки и внедрения понятной, достижимой и достаточной методики оценки поставщиков, ее регламентации и дальнейшей автоматизации, а также обучения ответственного персонала за этот процесс.

Выводы

1. Процесс оценки качества работы поставщиков в аптеках данного региона и их регламентация находится на начальном этапе внедрения. Руководители аптечных организаций недооценивают необходимость проведения комплексной оценки поставщиков.

2. Выявленные причины слабой регламентации процесса оценки поставщиков отражают недостаточную подготовку персонала по внедрению и регламентации процесса, отсутствие релевантной методики оценки работы поставщиков и неприятие уже имеющихся методик; отсутствие специализированного программного обеспечения; отсутствие мотивации персонала; незрелый менеджмент и др.

3. Выбор значимых критериев для оценки поставщиков должен проводиться ежегодно перед заключением договорных обязательств с учетом требований нормативных актов и конкурентной среды.

4. Для улучшения качества работы аптечной организации необходима систематическая комплексная стандартизованная и регламентированная оценка поставщиков, которая должна быть организована руководителем организации и методически обеспечена ответственным лицом по качеству.

Конфликт интересов. Авторы декларируют отсутствие явных и потенциальных конфликтов интересов, связанных с публикацией настоящей статьи.

Литература

1. Какие СОПы нужны в аптеке: примеры // Zdrav.ru. - Режим доступа: https://www.zdrav.ru/ (дата обращения: 13.12.2020).
2. Кононова С.В. Надлежащая аптечная практика как один из стандартов фармацевтической деятельности / С.В. Кононова // Ремедиум Поволжье. - 2015. - № 3 (133). - С. 6-7.
3. Неволина Е.В. Надлежащая аптечная практика: всё, что нужно о ней знать - Режим доступа: https://seminar.zdrav.ru/ (дата обращения: 25.11.2020).
4. Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения // Утверждён приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 31.08.2016 № 647н.
5. Об утверждении Правил надлежащей практики хранения и перевозки лекарственных препаратов для медицинского применения // Утвержден приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 31 августа 2016 г. № 646н.
6. Пять "почему" - метод поиска причин // Менеджмент качества. - Режим доступа: http://www.kpms.ru/ (дата обращения: 26.11.2020).